סיילספורס לעמותות וקרנות: Nonprofit Cloud, תרומות, מענקים ופורטלים

מה זה Salesforce לעמותות

Salesforce (סיילספורס) לעמותות הוא אותה פלטפורמת CRM ענן שמשמשת חברות גדולות, עם מודל נתונים שנבנה לעולם ללא מטרות רווח: תורמים ומשקי בית, תרומות חד-פעמיות והוראות קבע, קמפיינים, מענקים, תוכניות, משתתפים, מוטבים ומתנדבים. מעל המודל הזה יש אוטומציות (Flow), הרשאות ברמת הרשומה והשדה, דוחות ודשבורדים, פורטלים לגורמים חיצוניים ושכבת AI.

בדרך כלל זו הבחירה הנכונה לעמותה או לקרן כשכמה מהדברים האלה נכונים:

• כמה צוותים עובדים על אותו אדם: גיוס משאבים, תוכניות, כספים והנהלה.
• יש תהליכים עם שלבים ואישורים, כמו בקשת מענק, קליטת מוטב או שיבוץ מתנדב, ולא רק רשימת תורמים.
• מידע רגיש על מוטבים מחייב הרשאות מדויקות ותיעוד של מי ראה מה.
• תורמים, מגישי בקשות או ארגונים שותפים צריכים לראות ולעדכן את הנתונים שלהם דרך פורטל.
• הקרן או הדירקטוריון מבקשים דיווח על תוצאות ולא רק על כסף.

עמוד זה עוסק ב-Salesforce לעמותות ספציפית. מי שמחפש את התמונה הכללית של הטמעת Salesforce, כולל אינטגרציות ו-AI, ימצא אותה בעמוד Salesforce שלנו.

Nonprofit Cloud או NPSP: מה ההבדל

ל-Salesforce יש שני מודלים לעמותות. Nonprofit Success Pack (NPSP) הוא חבילה מנוהלת ותיקה שמותקנת מעל Sales Cloud, ועליה עובדות עמותות רבות בעולם ובישראל. Nonprofit Cloud הוא המוצר החדש יותר, שבנוי ישירות בליבת הפלטפורמה, ושם Salesforce משקיעה את הפיתוח החדש לעמותות.

ההמלצה שלנו פשוטה. הטמעה חדשה מתחילה בדרך כלל ב-Nonprofit Cloud. ארגון שכבר עובד עם NPSP יכול להמשיך בו, ומעבר ל-Nonprofit Cloud הוא הסבה ולא שדרוג: ממפים את הנתונים, את האוטומציות ואת הדוחות, ומחליטים על סמך התועלת ולא בגלל הלחץ לעבור.

רישיונות בתרומה: תוכנית Power of Us

עמותות זכאיות יכולות לקבל מספר רישיונות Salesforce בתרומה דרך תוכנית Power of Us, ולרכוש רישיונות ומוצרים נוספים בהנחה לעמותות. הזכאות נקבעת לפי מעמד הארגון כמלכ״ר והתנאים של Salesforce, ואנחנו מלווים את הבקשה כחלק מתחילת הפרויקט. בפועל, ברוב העמותות עיקר ההשקעה הולך לאפיון, להטמעה, להסבת הנתונים ולהדרכה, ולא לרישיונות.

מה מנהלים בסיילספורס לעמותות

תרומות ותורמים

מערכת לניהול תרומות ב-Salesforce מחזיקה את התורם, משק הבית שלו והקשרים שלו לאנשים ולארגונים אחרים. כל תרומה נרשמת עם הקמפיין, הייעוד ואמצעי התשלום, הוראות קבע מתעדכנות מהסליקה, וצוות הגיוס רואה היסטוריה מלאה לפני כל שיחה. ניקוי ואיחוד כפילויות הוא חלק מההטמעה, כי בסיס תורמים עם כפילויות מייצר קבלות ודוחות שגויים.

ניהול מענקים לקרנות

לקרן מעניקה, Salesforce מנהל את כל מחזור המענק: קול קורא, בקשה, סינון, ועדה, החלטה, תשלומים, דוחות ביניים ודוח סיום. כל מגיש רואה בפורטל רק את הבקשות שלו, והצוות עובד על אותה רשומה בתוך Salesforce. לעמותה שמגישה בקשות לקרנות, אותה מערכת עוקבת אחרי מועדי הגשה ודיווח לכל קרן.

תוכניות, משתתפים ומוטבים

ארגוני רווחה, חינוך ושיקום מנהלים ב-Salesforce קליטה, ראיון אינטייק, שיבוץ, מפגשים, משובים ומדדי תוצאה. מודל ההרשאות קובע שעובדת סוציאלית רואה רק את התיקים שלה, ושמידע רגיש לא יוצא מהצוות שמטפל בו.

מתנדבים

רישום מתנדבים, התאמה למשמרות ולתפקידים, שעות, הכשרות והסכמות חתומות. כשמתנדב הוא גם תורם, שתי הפעילויות נראות על אותה רשומה.

פורטל תורמים ופורטלים חיצוניים

פורטל תורמים ב-Experience Cloud נותן לתורם כניסה מאובטחת לאותו ארגון Salesforce: היסטוריית התרומות, קבלות להורדה, עדכון פרטים והוראות קבע. אותה טכנולוגיה משמשת לפורטל מגישי בקשות לקרן, לפורטל ארגונים שותפים ולפורטל משתתפים בתוכנית. ההחלטות שקובעות את הפרויקט הן סוג הרישיון של המשתמשים החיצוניים ומודל השיתוף, ולכן הן נבדקות מול תרחישים כתובים לפני העלייה לאוויר.

כשהצורך הוא בעיקר טפסים, מסמכים וחתימה דיגיטלית, אנחנו בונים לא פעם על Titan מעל Salesforce: טופס תרומה, טופס בקשה בכמה שלבים, הצהרה חתומה שנשמרת על הרשומה, או פורטל מענקים דו-לשוני, כשאדמין בארגון יכול לשנות שדה בלי מפתח.

דיווח למענקים ולקרנות

הדוח לקרן הוא לא פעם החלק שהכי שוחק את הצוות. ב-Salesforce הדיווח נבנה מהנתונים שהצוות כבר מעדכן: פעילויות, משתתפים, תוצאות ותקציב מול ביצוע, לכל מענק בנפרד. מקבלי מענקים יכולים להגיש דוח ביניים דרך פורטל או טופס שכותב ישירות לרשומות, והקרן רואה דשבורד אחד על כל הסל במקום לאסוף קבצים.

סיילספורס בעמותה ישראלית: מה חשוב לדעת

• קבלות לפי סעיף 46. תרומה למוסד ציבורי מאושר מזכה את התורם בזיכוי ממס, ולכן הקבלה היא חלק מהתהליך. ברוב העמותות הקבלה מופקת במערכת הנהלת החשבונות או במערכת קבלות ייעודית לפי דרישות רשות המסים, ואנחנו מחברים אליה את Salesforce כך שהתרומה נרשמת פעם אחת ומספר הקבלה חוזר לרשומה.
• עברית ו-RTL. ממשק המשתמש, תבניות המייל, הטפסים והפורטלים עובדים בעברית מימין לשמאל, ואפשר להפעיל עברית ואנגלית במקביל לתורמים מחו״ל.
• אינטגרציות. חיבור למערכות הנהלת חשבונות וקבלות ישראליות, לחברות סליקה ולמערכות דיוור, דרך יכולות מובנות, כלי אינטגרציה או קוד ייעודי, לפי המקרה.
• פרטיות. מידע על מוטבים הוא מידע רגיש לפי חוק הגנת הפרטיות. ההרשאות, השיתוף והגישה החיצונית מתוכננים מראש ונבדקים לפני העלייה לאוויר.

איך מתנהל פרויקט Salesforce לעמותה

1. אפיון. מיפוי התהליכים בפועל: גיוס, מענקים, תוכניות ומתנדבים, ומי צריך לראות מה.
2. בחירת מודל. Nonprofit Cloud או NPSP, אילו מוצרים ורישיונות, ומה בונים בשלב הראשון.
3. תכנון. מודל נתונים, אוטומציות, הרשאות, פורטלים ואינטגרציות, כתובים ומאושרים לפני הבנייה.
4. בנייה בסביבת Sandbox. קודם יכולות מובנות ו-Flow, וקוד רק כשצריך.
5. הסבת נתונים. ניקוי, איחוד כפילויות וטעינה ממערכת קודמת או מאקסל, עם בדיקה מול המקור.
6. בדיקות קבלה. כל תפקיד עובר תרחישים כתובים עם האנשים שלכם.
7. עלייה לאוויר, הדרכה ותיעוד. הצוות מקבל מערכת מתועדת שהוא יכול לנהל בעצמו.

שלב ראשון לעמותה, למשל גיוס משאבים או ניהול מענקים, לוקח בדרך כלל כמה חודשים, ותוכנית רחבה יותר מתבצעת בשלבים.

מה להכין לפני שמתחילים

• שניים או שלושה התהליכים שהכי כואבים היום, ומי מעורב בכל אחד.
• רשימת המערכות והקבצים שמחזיקים היום תורמים, מוטבים ומענקים.
• דוגמה לדוחות שאתם מגישים לקרנות ולהנהלה.
• אישור מלכ״ר וסעיף 46, אם רלוונטי, לבקשת הרישיונות בתרומה.
• גישת קריאה בלבד, אם כבר יש לכם Salesforce.

ממה מורכבת העלות

העלות של הטמעת Salesforce לעמותה תלויה בהיקף ולא ברשימת מחירים. מה שמשפיע עליה:

• מספר התהליכים והצוותים בשלב הראשון.
• פורטלים למשתמשים חיצוניים ומספר סוגי המשתמשים בהם.
• כמות הנתונים הקודמים ומצבם, וכמה מקורות צריך להסב.
• אינטגרציות לסליקה, להנהלת חשבונות ולדיוור.
• רישיונות מעבר למה שמתקבל בתרומה, ומוצרים נוספים.

אם המערכת כבר קיימת ומבולגנת, לא תמיד צריך להתחיל מאפס. בדיקת org ושיפור בשלבים מוסברים בעמוד שיפור Salesforce קיים.

Salesforce או monday.com לעמותה

Salesforce מתאים במיוחד כשיש כמה צוותים, מידע רגיש, פורטלים ותהליכי מענקים או תוכניות. לעמותה קטנה שצריכה בעיקר לנהל משימות ופניות, monday.com לא פעם מהיר יותר להטמעה. CloudX בונה על שתי הפלטפורמות, ולכן ההמלצה נגזרת מהתהליך שלכם. על הצד של monday יש עמוד נפרד: monday.com לעמותות.

למה CloudX

• שותף Salesforce מוסמך עם ניסיון עמוק בעמותות ובקרנות. מענקים, מלגות, תוכניות, קליטת פניות ופורטלים, בעברית ובאנגלית.
• Salesforce, Titan, monday.com ו-AI תחת קורת גג אחת. בוחרים את הכלי לפי התהליך, לא להפך.
• AI שאדם מחליט בו. סינון בקשות מענק וקריאת מסמכים עם ציטוט מקור לכל ממצא.
• מערכת שהצוות מחזיק. תיעוד, הדרכה ומודל הרשאות שנבדק מול תרחישים.

ספרו לנו איך אתם מנהלים היום תרומות, מענקים או תוכניות, ונמפה יחד איך זה צריך לרוץ ב-Salesforce. קבעו שיחה.