מאנדיי לעמותות: monday.com לניהול תורמים, מתנדבים ותוכניות במקום אחד

למה עמותות עובדות עם monday.com (מאנדיי)

בעמותה, אותו צוות קטן מגייס תרומות, מפעיל מתנדבים, מנהל תוכניות ומדווח לוועד ולקרנות. כשכל אחד מאלה יושב בקובץ אקסל אחר, בתיבת מייל ובקבוצת וואטסאפ, אף אחד לא רואה את התמונה המלאה, והידע הולך עם כל עובד שעוזב.

monday.com פותר בדיוק את זה. הוא בנוי על בורדים: טבלאות של פריטים עם עמודות מוגדרות, אוטומציות, טפסים ודשבורדים. רכזת או מנהל תוכנית יכולים לשנות אותו בעצמם בלי לחכות למפתח, יש לו ממשק בעברית, והוא עולה לאוויר תוך שבועות. לכן הוא מתאים במיוחד לעמותות קטנות ובינוניות ולצוותים בתוך ארגונים גדולים.

monday.com מפעילה גם תוכנית ייעודית לעמותות. אנחנו עוזרים לבדוק זכאות ולבחור את המוצרים והחבילה שמתאימים לתהליכים של הארגון.

מה עמותה מנהלת במאנדיי

תורמים ותרומות

בורד תורמים עם איש קשר, היסטוריית תרומות, קמפיין ומקור הפנייה, ובורד תרומות שמקושר אליו. עמודות סטטוס מראות מי צריך תודה, למי מגיעה קבלה ומי לא תרם השנה. עם monday CRM מקבלים גם סנכרון מייל ופייפליין לתורמים גדולים ולפניות לקרנות.

מתנדבים ומשמרות

רישום מתנדבים בטופס, מעקב אחרי הסכמות ומסמכים, שיבוץ למשמרות ודיווח שעות. רכזת רואה במקום אחד מי נרשם, מי עוד לא חתם ומה מחכה לאישור שלה.

תוכניות, משתתפים ומוטבים

כל תוכנית מקבלת בורד משלה, וכל משתתף או מוטב הוא פריט עם שלבים, פגישות ומסמכים. כך מנהלת תוכנית יודעת בכל רגע מי בתהליך, מי נתקע ומה צריך לקרות השבוע.

מענקים וקרנות

בורד מענקים עם הגשות, מועדי דיווח, תקציב מאושר ואנשי קשר בקרן. אוטומציות מתריעות לפני כל מועד דיווח, כך שאף דוח ביניים לא נזכר ברגע האחרון.

מועמדים וקבלה: מכינות והשכלה גבוהה

מכינות קדם צבאיות, מוסדות להשכלה גבוהה ותוכניות הכשרה מנהלים בכל מחזור תהליך קבלה שלם. טופס הרשמה נכנס ישר לבורד מועמדים, כל שלב מיון הוא סטטוס, אוטומציות מזכירות למועמד להשלים מסמכים ומעבירות אותו לאחראי הבא, ודשבורד מראה כמה מועמדים נמצאים בכל שלב. אחרי הקבלה, אותו פריט ממשיך לבורד המשתתפים של המחזור.

אירועים וקמפיינים

רשימות מוזמנים, הרשמה בטופס, משימות הפקה וספקים, ומעקב אחרי תורמים שהגיעו לאירוע. אחרי האירוע, אותם נתונים ממשיכים לבורד התורמים.

בעיות טיפוסיות שעמותות פותרות במאנדיי

• רשימת תורמים באקסל, בלי לדעת מי קיבל תודה ומי לא תרם השנה.
• מתנדבים שנרשמים בטלפון ובוואטסאפ, ושעות שמדווחות בסוף החודש מהזיכרון.
• מועדי דיווח לקרנות שנזכרים בהם ברגע האחרון.
• משתתפים בתוכנית שאף אחד לא יודע באיזה שלב הם נמצאים.
• ועד מנהל שמקבל מצגת שנבנית ידנית לפני כל ישיבה.
• ידע שהולך עם כל רכזת שעוזבת.

טפסים, אוטומציות ודשבורד לוועד המנהל

טפסים של monday.com (WorkForms) הם נקודת הכניסה הטבעית: הרשמת מתנדבים, פניות מוטבים, בקשות סיוע והרשמה לאירועים נכנסים ישר לבורד, בעברית ובלי הקלדה כפולה. אוטומציות מעבירות פריט לאחראי הבא, שולחות תזכורות ומעדכנות סטטוסים, כך שהתהליך לא תלוי בזיכרון של מישהו.

הדשבורד הוא מה שהוועד וההנהלה רואים: תרומות לפי קמפיין, מתנדבים פעילים, משתתפים לפי תוכנית ומענקים לפי מועד דיווח. כשההנהלה צריכה תמונה אחת מעל הרבה בורדים, או דשבורד שאפשר לשתף עם חברי ועד שלא עובדים במערכת, אנחנו בונים דשבורד ייעודי שקורא את monday.com דרך ה-API.

סוכני AI וצ'אט שמזינים את monday

מתנדבים לא נכנסים למערכות, אבל הם עונים להודעות. לכן אנחנו בונים סוכנים בצ'אט הארגוני ZENZAP: מתנדב נרשם, בוחר משמרת ומדווח שעות בשיחה, והסוכן כותב את הרשומות ל-monday.com. התיאום שהיה מפוזר בקבוצות וואטסאפ עובר לשיחה שבה כל פעולה נרשמת.

כשחסר מידע, הסוכן שואל ולא מנחש, ופעולות רגישות מחכות לאישור של איש צוות. בנוסף, אנחנו משתמשים ביכולות ה-AI המובנות של monday.com כשהן מספיקות, למשל לסיכום עדכונים או לסיווג פניות.

חיבור monday.com למערכות של העמותה

monday.com כמעט אף פעם לא עומד לבד. סליקת תרומות, הנהלת החשבונות, המייל ודפי התרומה צריכים לדבר עם הבורדים. אנחנו מחברים דרך ה-API של monday.com, דרך פלטפורמות אינטגרציה או עם שירות קטן ייעודי, ומגדירים לכל שדה מקור אמת אחד כדי ששתי מערכות לא ידרסו זו את זו.

כשהעמותה גדלה, לפעמים נכון להעביר את ליבת גיוס המשאבים ל-Salesforce לעמותות ולהשאיר את monday.com לעבודת הצוותים סביבה. מכיוון שאנחנו מטמיעים את שתי המערכות, החיבור ביניהן או המעבר נעשים בלי לאבד היסטוריה.

מאנדיי או Salesforce לעמותה: איך בוחרים

עמותה עם צוות של כמה אנשים ותהליכים ברורים תתקדם כמעט תמיד מהר יותר ב-monday.com. ארגון עם אלפי תורמים, הרבה תוכניות והרשאות מורכבות שייך בדרך כלל ל-Salesforce. אנחנו ממליצים לפי התהליך, כי אנחנו בונים בשתי המערכות.

עברית, RTL ופרטיות של מוטבים

ל-monday.com יש ממשק בעברית, ואנחנו בונים בורדים, טפסים, אוטומציות והודעות בעברית. אפליקציות ודשבורדים שאנחנו בונים מעל monday.com תומכים בעברית ובכיוון RTL, וגם בשתי שפות כשהארגון עובד עם תורמים מחו"ל.

מידע על מוטבים הוא לרוב המידע הרגיש ביותר בעמותה. אנחנו מתכננים הרשאות לפי תפקיד, מפרידים בין בורדים רגישים לבורדים כלליים ושומרים מינימום מידע בעמודות. כשאסור שמשתתף או מתנדב יראה נתונים של אחרים, אנחנו בונים אפליקציה חיצונית שבה השרת מחזיר לכל משתמש רק את הפריטים שלו, ומפתח ה-API של monday.com לא נחשף בדפדפן. הארכיטקטורה הזו עובדת אצלנו בייצור, והיא נבנית מראש בהתאם לחוק הגנת הפרטיות ולמדיניות הארגון.

איך פרויקט monday לעמותה מתנהל

1. מיפוי תהליך. ממפים איך העבודה מתנהלת היום בפועל, כולל קבצי האקסל וקבוצות הצ'אט. קודם תהליך, אחר כך כלים.
2. מודל נתונים. מחליטים איזה בורד אחראי על איזה מידע ואיך תורמים, מתנדבים ותוכניות מתקשרים זה לזה.
3. בנייה במחזורים קצרים. בונים קודם את התהליך המרכזי ונותנים לצוות לעבוד איתו כבר בשבועות הראשונים.
4. העברת נתונים. קבצי אקסל ובורדים קיימים מנוקים מכפילויות ומועברים.
5. הדרכה ומסירה. הדרכה לרכזות ולמנהלי תוכניות, תיעוד בעברית ורשימה ברורה של מה אפשר לשנות לבד.
6. ליווי. תמיכה ושיפורים אחרי העלייה לאוויר, לפי מה שהעמותה צריכה.

מה משפיע על העלות

אין מחיר קבוע, כי העלות תלויה בהיקף. מה שמשפיע: מספר התהליכים והצוותים, כמות הנתונים שצריך לנקות ולהעביר, אינטגרציות לסליקה ולהנהלת חשבונות, והאם צריך סוכן, אפליקציה חיצונית או דשבורד ייעודי מעבר לבורדים. גם עלות הרישוי משתנה לפי המוצר, החבילה והזכאות לתוכנית העמותות של monday.com. אחרי מיפוי קצר אפשר לתת הערכה מבוססת.

למה CloudX

CloudX היא חברת ייעוץ ישראלית שעובדת עם Salesforce, monday.com ו-AI, עם ניסיון עמוק בעמותות, קרנות וארגוני רווחה. ביצענו עשרות פרויקטים של monday.com לעמותות ולמוסדות להשכלה גבוהה בישראל: ניהול מועמדים, ניהול תפעול, ניהול מתנדבים וניהול מוטבים, לארגוני אמנות ותרבות, מכינות קדם צבאיות, עמותות לילדים ולנוער ותוכניות הכשרה. הגישה שלנו היא "Process First. Then AI.": קודם מתכננים את התהליך ורק אז בונים. על monday.com אנחנו בונים גם את מה שבורדים לבד לא עושים, ועל זה אפשר לקרוא בעמוד הטמעת monday.com.

רוצים לראות איך זה נראה בארגון כמו שלכם? קבעו שיחה והביאו תהליך אחד שאתם רוצים להוציא מהאקסל.