יישום Salesforce Accounting Integration · CloudX
חיבור Salesforce למערכת הנהלת חשבונות: NetSuite, Priority, חשבשבת ורווחית
CloudX מחברת את Salesforce (סיילספורס) למערכת הנהלת החשבונות או ה-ERP של הארגון: לקוח ועסקה שנסגרו במכירות מגיעים לכספים, וחשבוניות, קבלות ויתרה פתוחה חוזרים לרשומת הלקוח ב-Salesforce. אינטגרציות Salesforce-NetSuite שבנינו ב-Workato רצות בייצור אצל לקוחות, ו-CloudX היא שותפה מוסמכת של Workato. ל-Priority, חשבשבת, רווחית ומערכות נוספות אנחנו מתחברים דרך ה-API של המערכת, דרך Workato או עם שירות ייעודי, לפי מה שהמערכת והגרסה שלכם מאפשרות. המסמך החשבונאי עצמו מופק תמיד במערכת הנהלת החשבונות, לפי כללי רשות המסים.
למה לחבר את Salesforce להנהלת החשבונות
כשהמכירות מנוהלות ב-Salesforce (סיילספורס) והכספים במערכת הנהלת חשבונות או ERP, כל פער ביניהן הופך לעבודה ידנית ולטעויות. לקוח שנסגר במכירות מוקם מחדש בהנהלת החשבונות, הזמנה מוקלדת פעמיים, ואיש המכירות לא יודע אם הלקוח שילם את החשבונית האחרונה לפני שהוא מציע לו הרחבה.
שאלות שאנחנו שומעים:
- "איך רואים ב-Salesforce אם הלקוח שילם?"
- "למה כל לקוח נפתח פעמיים, פעם במכירות ופעם בכספים?"
- "אפשר להפיק חשבונית מתוך סיילספורס?"
- "יש לנו Priority (פריוריטי) או חשבשבת. אפשר לחבר אותן ל-Salesforce?"
מה עובר ולאיזה כיוון
| נתון | כיוון | מקור אמת | מתי |
|---|---|---|---|
| לקוח | Salesforce אל הנהלת החשבונות | Salesforce לפרטים המסחריים, הנהלת החשבונות לפרטי החיוב | כשעסקה ראשונה נסגרת |
| הזמנה או עסקה סגורה | Salesforce אל הנהלת החשבונות | Salesforce | בסגירת העסקה |
| חשבונית | הנהלת החשבונות אל Salesforce | הנהלת החשבונות | בהפקה, או בסנכרון מתוזמן |
| קבלה ותשלום | הנהלת החשבונות אל Salesforce | הנהלת החשבונות | ברישום התשלום, או בסנכרון מתוזמן |
| יתרה פתוחה ויתרה בפיגור | הנהלת החשבונות אל Salesforce | הנהלת החשבונות | סנכרון מתוזמן |
| מוצרים ומחירונים | לפי החלטה בשלב האפיון | אחת המערכות, לא שתיהן | בשינוי או בסנכרון מתוזמן |
העיקרון המרכזי: הכסף שייך להנהלת החשבונות. Salesforce מציגה חשבוניות, קבלות ויתרות, אבל לא מחשבת אותן מחדש. כשהמכירות והכספים מסתכלים על אותו מספר, השיחה עם הלקוח מדויקת.
מסמכים חשבונאיים לפי כללי רשות המסים
בישראל, חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, קבלה וחשבונית זיכוי מופקות בתוכנה שעומדת בהוראות רשות המסים, עם מספור רציף ושמירה לפי ההוראות. לכן במבנה הנכון Salesforce לא מפיקה את המסמך בעצמה. מתוך Salesforce מבקשים הפקה, בכפתור או כשלב בתהליך, והמסמך מופק במערכת הנהלת החשבונות. מספר המסמך, התאריך, הסכום, המע"מ, הסטטוס וקישור ל-PDF חוזרים לרשומה ב-Salesforce.
אותו עיקרון חל על מספר הקצאה במודל חשבוניות ישראל: כשחשבונית מחייבת מספר הקצאה, הוא מתקבל בתהליך ההפקה במערכת הנהלת החשבונות, ו-Salesforce מקבלת אותו יחד עם שאר פרטי המסמך.
בעמותות, כך גם לגבי קבלות על תרומות לפי סעיף 46. התרומה נקלטת ב-Salesforce ומשויכת לתורם, הקבלה מופקת במערכת שמוסמכת לכך, והמספר והקובץ חוזרים לרשומת התרומה.
מזהים והתאמת לקוחות
ההתאמה בין המערכות נעשית לפי מזהים, לא לפי שם. כל לקוח ב-Salesforce שומר את מספר הכרטיס שלו בהנהלת החשבונות, וכל כרטיס בהנהלת החשבונות שומר את מזהה ה-Salesforce שלו. לפני הקמת לקוח חדש בודקים לפי ח.פ., מספר עוסק מורשה או מספר עמותה אם הוא כבר קיים, כי שם בעברית נכתב אחרת בכל מערכת. כל כתיבה מתבצעת לפי המזהה (upsert), ולכן הרצה חוזרת אחרי כשל לא יוצרת כרטיס כפול.
נקודות ישראליות שמשפיעות על האפיון:
- ניכוי במקור: סכום הקבלה יכול להיות נמוך מסכום החשבונית. לכן היתרה הפתוחה מגיעה מהנהלת החשבונות ולא מחישוב ב-Salesforce.
- מטבעות: עסקה בדולר וחשבונית בשקלים, או להפך. שער ההמרה נקבע בהנהלת החשבונות, ו-Salesforce מציגה את הסכום כפי שנרשם שם.
- עברית: שמות, כתובות ותיאורי מוצרים בעברית עוברים כמו שהם. במערכות ותיקות בודקים קידוד ואורכי שדות לפני העלייה לאוויר.
המערכות שאנחנו מחברים
NetSuite
בנינו ב-Workato אינטגרציות בין Salesforce ל-NetSuite שרצות בייצור: לקוח ב-Salesforce הופך ל-Customer ב-NetSuite, עסקה סגורה הופכת ל-Sales Order, וחשבוניות, קבלות והיתרה הפתוחה חוזרות לרשומת הלקוח. בנינו גם סנכרון יומי של חשבוניות מ-NetSuite ב-n8n, וקליטה של הזמנות רכש מהמייל ל-Salesforce ול-NetSuite. פירוט נוסף בעמוד Workato.
Priority (פריוריטי)
Priority חושפת ממשק REST, שדרכו אפשר ליצור ולעדכן לקוחות, הזמנות ומסמכים לפי הרשאות המשתמש. חיבור Salesforce-Priority שבנינו רץ ביצור אצל לקוח, ישירות מ-Salesforce או דרך Workato לפי היקף התהליכים. כבר בנינו תהליך שרץ בייצור ויוצר הזמנות ושורות הזמנה ב-Priority מתוך קובצי PDF ו-Excel.
חשבשבת
אופן החיבור לחשבשבת תלוי בגרסה ובהתקנה, בענן או בשרת מקומי: ממשק API בגרסאות שתומכות בו, או קליטה של קבצים במבנה שהמערכת מגדירה. בשלב האפיון אנחנו בודקים מה הגרסה שלכם מאפשרת, ובונים את החיבור דרך שירות ייעודי או פלטפורמת אינטגרציה, עם תיעוד של כל ריצה.
רווחית
רווחית היא מערכת בענן עם ממשק API, שדרכו אפשר להפיק מסמכים ולשלוף נתוני לקוחות ומסמכים, בהתאם לחבילה ולהרשאות. חיבור Salesforce-רווחית שבנינו רץ ביצור אצל לקוח: המסמך מופק ברווחית, והמספר והקובץ חוזרים לרשומה.
מערכות נוספות
SAP Business One, מערכות ERP אחרות ושירותי חשבוניות מקוונים מתחברים באותה שיטה: דרך ה-API של המערכת, דרך Workato, או עם שירות ייעודי כשאין מחבר מוכן.
כלים ושיטות
- Workato: מחברים מוכנים ל-Salesforce, ל-NetSuite ולמערכות רבות נוספות, עם היסטוריית ריצות, התראות וניהול הרשאות. CloudX היא שותפה מוסמכת של Workato.
- קוד בצד Salesforce: Flow ו-Apex עם Named Credential שמחזיק את פרטי הגישה, ותור עבודה (Queueable) שמווסת קריאות כשמערכת היעד מגבילה בקשות מקבילות.
- שירות ייעודי: שירות Node קטן כשצריך לתרגם בין מבנים, לקלוט קבצים או לחבר מערכת שאין לה מחבר מוכן.
- n8n: לסנכרון ממוקד, כמו משיכה יומית של חשבוניות.
- NOCA.AI: כשהקלט הוא מסמך, כמו הזמנת רכש או חשבונית ספק ב-PDF, וצריך לקרוא אותו לפני שהנתונים נכנסים למערכת.
טיפול בשגיאות, התאמות וניטור
- יומן ריצות והתראות: כל ריצה נרשמת, וכשל שולח התראה לבעלים מוגדר בכספים או בתפעול.
- ניסיון חוזר מבוקר: כשל זמני נשלח שוב אוטומטית. כשל בנתונים, כמו לקוח בלי ח.פ., נעצר ומחכה לתיקון.
- עבודה בתוך המגבלות: NetSuite מגבילה בקשות מקבילות, ו-Salesforce מגבילה קריאות API ביום ונועלת רשומות אב בזמן עדכון. אנחנו מווסתים ומקבצים בהתאם.
- דוח התאמה: השוואה תקופתית בין הסכומים בשתי המערכות, כך שפער מתגלה לפני סגירת החודש ולא בזמן הסגירה.
- הרשאות מינימליות: משתמש אינטגרציה ייעודי בכל מערכת, עם גישה רק למה שהתהליך צריך.
איך פרויקט מתנהל
- מיפוי עם הכספים והמכירות: מה כל צוות צריך לראות, ומי הבעלים של כל נתון.
- בדיקת המערכת: גרסה, ממשקים זמינים, הרשאות וסביבת בדיקות.
- אפיון: טבלת שדות, כיוונים, מזהים, סוגי מסמכים ומקרי קצה: חשבונית זיכוי, תשלום חלקי, הזמנה שבוטלה, לקוח שמוזג.
- בנייה ובדיקות: מול sandbox של Salesforce וסביבת בדיקה או חברת ניסוי בהנהלת החשבונות.
- בדיקות קבלה עם הכספים: על תרחישים אמיתיים, כולל התאמת סכומים.
- עלייה לאוויר וליווי: בשבועות הראשונים אנחנו עוקבים אחרי כל ריצה, ואחר כך ממשיכים בתמיכה שוטפת.
מה משפיע על העלות
אין מחיר קבוע, כי העלות תלויה בהיקף. הגורמים העיקריים:
- מערכת הנהלת החשבונות והממשקים שהיא מציעה. מערכת עם API מודרני פשוטה יותר לחיבור ממערכת שדורשת קליטת קבצים.
- מספר האובייקטים וסוגי המסמכים שעוברים, ובאילו כיוונים.
- מקרי קצה: תשלומים חלקיים, מטבעות, ניכוי במקור, הזמנות מפוצלות.
- איכות הנתונים הקיימים, והצורך בהתאמה ראשונית בין לקוחות שכבר קיימים בשתי המערכות.
- רישוי של פלטפורמת אינטגרציה כשיש צורך בה, והיקף התמיכה השוטפת.
למה CloudX
- אינטגרציות Salesforce-NetSuite שרצות בייצור, ושותפות מוסמכת עם Workato.
- עומק ב-Salesforce: האינטגרציה מכבדת את מודל הנתונים, ההרשאות והאוטומציות הקיימות.
- ניסיון במגבלות של מערכות כספים: ויסות קריאות, נעילות רשומה ומספור מסמכים.
- הכספים בתוך הפרויקט: אפיון ובדיקות קבלה יחד עם הנהלת החשבונות, ולא רק עם המכירות.
עובדים גם עם monday.com? ראו אינטגרציה בין Salesforce ל-monday.com. רוצים לראות חשבוניות, קבלות ויתרה פתוחה בתוך Salesforce? דברו איתנו.
פרויקטים שעשינו
חברת אבטחת ענן · בייצור
Salesforce-NetSuite ב-Workato: כל לקוח נפתח פעם אחת
המכירות סגרו עסקאות ב-Salesforce, והכספים הקימו אחר כך כל לקוח מחדש ב-NetSuite, כך שאותו לקוח הופיע לא פעם פעמיים, ואנשי המכירות שאלו את הכספים אם חשבונית שולמה. בנינו את האינטגרציה ב-Workato: לקוחות והזדמנויות עוברים מ-Salesforce ל-NetSuite עם מזהים חיצוניים בשני הצדדים, וחשבוניות, קבלות והיתרה הפתוחה חוזרים לרשומת הלקוח. מעל הנתונים המסונכרנים בנינו Workbot וסוכני AI של Workato שעונים לשאלות הצוות. הכספים כבר לא מקלידים לקוחות, ואיש המכירות רואה את מצב התשלומים לפני שהוא מתקשר ללקוח.
חברת טכנולוגיה לענף הבנייה · בייצור
Salesforce-NetSuite ב-Workato: התמונה הכספית במקום שבו המכירות עובדות
צוותי המכירות וה-Customer Success לא ראו את הצד הכספי: איזו חשבונית יצאה, מה שולם ומה היתרה הפתוחה של כל לקוח. בנינו ב-Workato סנכרון בין Salesforce ל-NetSuite של לקוחות, הזדמנויות, חשבוניות, קבלות ויתרות פתוחות, כך שהנתונים הכספיים מופיעים על רשומת הלקוח ב-Salesforce. Workbot וסוכני AI של Workato רצים מעל האינטגרציה ומאפשרים לצוות לשאול על לקוח ולהפעיל פעולות מכלי העבודה שהוא כבר עובד בהם. שיחת חידוש או גבייה מתחילה היום עם התמונה המלאה, בלי לפנות לכספים.
חברת אבטחת תוכנה · בייצור
סנכרון יומי של חשבוניות מ-NetSuite ל-Salesforce
החשבוניות נוצרו ב-NetSuite ולא הגיעו ל-Salesforce, כך שמי שעבד מול הלקוח לא ראה מה חויב. בנינו ב-n8n תהליך שרץ כל יום, שולף את החשבוניות מ-NetSuite בשאילתת SuiteQL דרך חיבור מאומת, ויוצר אותן כרשומות ב-Salesforce. הבחירה ב-n8n התאימה לצורך ממוקד של סוג נתונים אחד בכיוון אחד. החשבוניות מופיעות היום ב-Salesforce, והצוות עובד מולן בלי לבקש דוחות מהכספים.
חברת טכנולוגיה B2B · בייצור
הזמנות רכש מהמייל ל-Salesforce ול-NetSuite, בקצב ש-NetSuite עומדת בו
הזמנות רכש הגיעו במייל כקובצי PDF ו-Excel, ואיש מכירות הקליד כל אחת ידנית. בנינו Apex Email Service שקולט את המיילים ב-Salesforce, ותור Queueable שמווסת את העבודה רשומה אחת בכל פעם, כך שההזמנות מגיעות ל-NetSuite בקצב שעומד במגבלת הבקשות המקבילות שלה ובלי נעילות רשומה. קריאת המסמכים רצה ב-NOCA.AI, שמסווג כל מייל כהזמנה חדשה, עדכון או ביטול. צוות התפעול מטפל רק בחריגים במקום להקליד הזמנות.
חברת תעשייה · בייצור
הזמנות ושורות הזמנה ב-Priority מתוך קבצים
הזמנות לקוח הגיעו בקובצי PDF ו-Excel במייל, וזיהוי הלקוח, המוצרים, המחירים ותאריכי האספקה נעשה ידנית. בנינו תהליך שמזהה את הלקוח ואת המוצרים לפי מק״ט פנימי, אחר כך מק״ט לקוח ורק בסוף מק״ט כללי, בודק שהמחיר בטווח הסטייה שהוגדר ומחיל את כללי תאריך האספקה. התהליך יוצר ב-Priority את ההזמנה ואת שורותיה, כולל מספור שורות כשהוא חסר בקובץ. הצוות פותח ב-Priority הזמנות מוכנות, ורק שורות שנכשלו בבדיקת מחיר או תאריך מחכות להחלטה.
ארגון שמנהל לקוחות ב-Salesforce והנהלת חשבונות ברווחית · בייצור
Salesforce מחובר לרווחית: מסמכים מופקים מתוך העסקה
המכירות והלקוחות מנוהלים ב-Salesforce, והמסמכים החשבונאיים מופקים ברווחית. חיברנו בין המערכות כך שהמסמך מופק ברווחית מתוך הנתונים שכבר נמצאים ב-Salesforce, ומספר המסמך והקובץ חוזרים לרשומה. אנשי המכירות והכספים רואים את אותה תמונה, בלי להקליד את הלקוח פעמיים.
חברה שמוכרת ב-Salesforce ומנהלת תפעול וכספים ב-Priority · בייצור
Salesforce מחובר ל-Priority: מהמכירה ל-ERP בלי הקלדה כפולה
הלקוחות והעסקאות נוצרים ב-Salesforce, והתפעול והכספים מנוהלים ב-Priority. חיברנו בין המערכות דרך ממשק ה-REST של Priority, כך שמה שנסגר במכירות מגיע ל-Priority בלי הקלדה כפולה, ומקור אמת אחד נקבע לכל שדה.
שאלות נפוצות
איך מחברים את Salesforce למערכת הנהלת חשבונות?
מגדירים מה עובר לאיזה כיוון: לקוחות והזמנות מ-Salesforce להנהלת החשבונות, וחשבוניות, קבלות ויתרות בחזרה ל-Salesforce. החיבור עצמו נבנה דרך ה-API של המערכת, דרך Workato או עם שירות ייעודי, עם מזהים משותפים, התראות על כשלים ודוח התאמה. המסמך החשבונאי מופק תמיד במערכת הנהלת החשבונות.
מי מחבר בין סיילספורס להנהלת חשבונות בישראל?
CloudX היא חברת ייעוץ ישראלית ושותפה מוסמכת של Workato, שבונה אינטגרציות בין Salesforce למערכות כספים. אינטגרציות שבנינו בין Salesforce ל-NetSuite, ל-Priority ולרווחית רצות ביצור אצל לקוחות, ואנחנו מתחברים גם לחשבשבת ולמערכות נוספות. האפיון ובדיקות הקבלה נעשים יחד עם הכספים.
אפשר לחבר Salesforce לפריוריטי?
כן. Priority חושפת ממשק REST שדרכו אפשר ליצור ולעדכן לקוחות, הזמנות ומסמכים לפי הרשאות המשתמש. חיבור Salesforce-Priority שבנינו רץ ביצור אצל לקוח, ובנוסף בנינו תהליך שרץ ביצור ויוצר הזמנות ושורות הזמנה ב-Priority.
אפשר לחבר Salesforce לחשבשבת?
כן. אופן החיבור תלוי בגרסה ובהתקנה: ממשק API בגרסאות שתומכות בו, או קליטה של קבצים במבנה שחשבשבת מגדירה. בשלב האפיון בודקים מה הגרסה שלכם מאפשרת, ובונים את החיבור דרך שירות ייעודי או פלטפורמת אינטגרציה, עם תיעוד של כל ריצה.
אפשר לחבר Salesforce לרווחית?
כן. רווחית היא מערכת בענן עם ממשק API, שדרכו אפשר להפיק מסמכים ולשלוף נתונים, בהתאם לחבילה ולהרשאות. חיבור כזה שבנינו כבר רץ ביצור: המסמך מופק ברווחית, והמספר והקובץ חוזרים לרשומה ב-Salesforce.
מה עובר בין Salesforce ל-NetSuite?
בתבנית שאנחנו בונים ב-Workato, לקוח ב-Salesforce הופך ל-Customer ב-NetSuite ועסקה סגורה הופכת ל-Sales Order. מ-NetSuite חוזרות חשבוניות, קבלות והיתרה הפתוחה, ומוצגות על רשומת הלקוח. האינטגרציות האלה רצות בייצור אצל לקוחות.
אפשר להפיק חשבונית מס מתוך Salesforce?
אפשר לבקש אותה מתוך Salesforce, בכפתור או כשלב בתהליך, והמסמך מופק במערכת הנהלת החשבונות, שעומדת בהוראות רשות המסים. מספר המסמך, הסכום, הסטטוס, קישור ל-PDF ומספר ההקצאה כשנדרש חוזרים לרשומה. כך שומרים על מספור רציף ועל מקור אמת אחד לכסף.
איך איש מכירות רואה ב-Salesforce אם הלקוח שילם?
חשבוניות, קבלות והיתרה הפתוחה מסונכרנות מהנהלת החשבונות לרשומת הלקוח ב-Salesforce. היתרה מגיעה מהנהלת החשבונות ולא מחושבת מחדש, כי ניכוי במקור, תשלומים חלקיים ומטבעות משפיעים עליה. לפני שיחת חידוש או גבייה הנציג רואה בדיוק מה פתוח.
Workato או חיבור ישיר בקוד?
Workato מתאימה כשיש כמה תהליכים, כשצריך היסטוריית ריצות, התראות וניהול הרשאות במקום אחד, או כשהמערכת נתמכת במחבר מוכן. קוד ייעודי מתאים לחיבור ממוקד או למערכת בלי מחבר. אנחנו בונים בשתי הדרכים ובוחרים לפי מה שיחזיק לאורך זמן.
כמה עולה וכמה זמן לוקח לחבר Salesforce להנהלת חשבונות?
אין מחיר קבוע. העלות והזמן תלויים במערכת הנהלת החשבונות ובממשקים שלה, במספר סוגי המסמכים והכיוונים, במקרי קצה כמו תשלומים חלקיים ומטבעות, ובאיכות הנתונים הקיימים. אחרי שלב האפיון אנחנו נותנים הערכה מבוססת.
איך מונעים כפילויות ופערים בין המערכות?
כל רשומה נכתבת לפי מזהה משותף, וכל לקוח חדש נבדק קודם לפי ח.פ., מספר עוסק מורשה או מספר עמותה. כשל נרשם ושולח התראה, והרצה חוזרת לא יוצרת כפילות. דוח התאמה תקופתי משווה סכומים בין המערכות, כך שפער מתגלה לפני סגירת החודש.
עמותה: איך מחברים תרומות ב-Salesforce לקבלות לפי סעיף 46?
התרומה נקלטת ב-Salesforce ומשויכת לתורם, והקבלה מופקת במערכת שמוסמכת להפיק אותה. מספר הקבלה והקובץ חוזרים לרשומת התרומה, כך שצוות גיוס המשאבים רואה את התרומה ואת הקבלה במקום אחד.
עודכן לאחרונה: